Hoy por hoy, gerentes, ejecutivos, administradores o jefes de cargos medios perciben angustiados la manera en que el tiempo pasa, y es que cada día, semana y mes avanza con mayor aceleración, imposibilitando de forma abrumadora el desarrollo de actividades pendientes.
A continuación comparto 6 concejos claves para la administración efectiva del tiempo:
1. Identifique los factores
Para identificar en qué desperdiciamos el tiempo, basta con anotar durante 2 o 3 días todo lo que hacemos a lo largo de la jornada laboral y el tiempo empleado en cada actividad, incluyendo conversaciones informales, atención de llamadas telefónicas, reuniones, ingreso a redes sociales, etc. El balance puede arrojarnos información sorprendente sobre cómo malgastamos el tiempo y lo que podemos hacer para utilizarlo de manera más eficiente.
2. Elabore listas de pendientes
Con la ayuda de una hoja electrónica o de cualquier aplicación que conozca, lleve una lista de las tareas que tiene pendientes por realizar; elabórela incluyendo un campo que le permita, fijar la prioridad que tiene cada actividad y otro donde incluya la fecha en que esta deba estar concluida. Una rápida revisión diaria de la lista, permite eliminar las tareas ya realizadas y reordenar las restantes de acuerdo con las dos variables anotadas, de modo que usted siempre pueda atender lo prioritario.
3. Delegar
Un juicioso análisis de las tareas que tenemos asignadas y de aquellas que hemos asumido por gusto, nos puede ayudar a determinar todo aquello que es rutinario y fácil de aprender, que podría delegarse en los subalternos, con el fin disponer de más tiempo para dedicar a las actividades que son verdaderamente importantes y que requieren toda nuestra atención.
4. Evite las reuniones improductivas
La mayoría de los ejecutivos pierde un tiempo precioso atendiendo reuniones improductivas. Los factores son múltiples: no se establecen horarios estrictos de inicio y cierre, los asistentes son incumplidos, no hay objetivos ni existe un orden del día, se permiten desviaciones del tema y se invierte mucho tiempo en preámbulos sociales, entre otros. Las soluciones van desde exigir una mejor organización de la reunión y el estricto cumplimiento de los horarios, hasta evaluar si su presencia es realmente requerida.
5. Evite a toda costa la dilación
Hay tareas que realizamos con inmenso agrado y otras a las que rehuimos con gran creatividad, a pesar de saber que el tiempo corre en nuestra contra y que tarde o temprano tendremos que emprenderlas. Cuando se pospone la realización de un trabajo, surge una molestia interna que solo deja de atormentarnos, cuando terminamos el molesto trabajo. De ahí la recomendación de realizar primero lo difícil y aburrido, para poder abordar con tranquilidad lo fácil y agradable.
6. Evite las interrupciones
Lo ideal para que el trabajo fluya eficientemente, es poder dedicar lapsos determinados de tiempo a una misma actividad, evitando interrupciones que desvíen su pensamiento. Establezca horarios para recibir a sus colaboradores y clientes, devolver llamadas, realizar el trabajo de oficina, estudiar documentos y planear sus estrategias.
El tiempo es un recurso valioso y no renovable, que debe utilizarse de manera eficiente, en todas las actividades de la vida, pero especialmente en el trabajo; para ello es importante planear lo que vamos a hacer, estableciendo prioridades y fijando cronogramas que nos permitan optimizar la forma como invertimos las horas y hasta los minutos.
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